Membuat Draft Surat Keputusan Profesional di Microsoft Word: Panduan Lengkap Langkah Demi Langkah

Surat keputusan (SK) adalah dokumen penting yang memuat pernyataan resmi suatu organisasi atau lembaga tentang suatu hal. Pembuatan SK yang baik dan benar sangat krusial karena memiliki implikasi hukum dan administratif yang signifikan. Microsoft Word, dengan segala fitur dan kemudahannya, menjadi alat yang sangat membantu dalam proses penyusunan draft SK. Artikel ini akan memandu Anda langkah demi langkah dalam membuat draft surat keputusan profesional di Word, mulai dari persiapan hingga penyelesaian akhir.

I. Persiapan Awal: Fondasi yang Kokoh

Sebelum Anda mulai mengetik di Word, ada beberapa hal penting yang perlu dipersiapkan:

1. Memahami Tujuan dan Ruang Lingkup SK:

   • Tujuan: Apa yang ingin dicapai dengan SK ini? Tujuan yang jelas akan membantu Anda menentukan isi dan struktur SK.
   • Ruang Lingkup: Hal-hal apa saja yang diatur dalam SK? Batasan yang jelas akan mencegah SK menjadi terlalu luas dan tidak fokus.

2. Mengumpulkan Informasi yang Relevan:

   • Data dan Fakta: Kumpulkan semua data, fakta, dan informasi yang mendukung keputusan yang akan diambil. Ini termasuk peraturan perundang-undangan yang berlaku, hasil rapat, laporan penelitian, dan lain-lain.
   • Pihak Terkait: Identifikasi semua pihak yang terkait dengan SK ini, baik pihak yang membuat keputusan, pihak yang terkena dampak keputusan, maupun pihak yang bertanggung jawab atas pelaksanaan keputusan.

3. Menentukan Format dan Struktur SK:

   

   • Format Baku: Sebagian besar organisasi memiliki format baku untuk SK. Pastikan Anda mengetahui dan mengikuti format tersebut. Jika tidak ada format baku, Anda dapat menggunakan format standar yang umum digunakan.
   • Struktur Ideal: Struktur SK umumnya terdiri dari beberapa bagian utama, yaitu:
     • Kepala Surat (Kop Surat): Identitas organisasi atau lembaga.
     • Judul Surat: "KEPUTUSAN [JABATAN] TENTANG [PERIHAL]".
     • Nomor Surat: Nomor urut SK.
     • Tanggal Penetapan: Tanggal SK ditandatangani.
     • Jabatan Pembuat Keputusan: Jabatan orang yang berwenang menandatangani SK.
     • Dasar Hukum: Landasan hukum yang menjadi dasar pembuatan SK (peraturan perundang-undangan, AD/ART, dll.).
     • Menimbang: Alasan-alasan yang melatarbelakangi pembuatan SK.
     • Mengingat: Peraturan perundang-undangan atau dokumen lain yang relevan dengan SK.
     • Memperhatikan: Pertimbangan lain yang mendukung pembuatan SK.
     • MEMUTUSKAN: Kata pembuka untuk bagian isi SK.
     • Menetapkan: Pernyataan bahwa keputusan telah ditetapkan.
     • Diktum/Isi Keputusan: Bagian inti SK yang berisi rincian keputusan yang diambil. Biasanya dibagi menjadi beberapa pasal.
     • Ketentuan Peralihan (Jika Ada): Mengatur masa transisi dari peraturan lama ke peraturan baru.
     • Penutup: Pernyataan mengenai keberlakuan SK.
     • Tembusan: Daftar pihak-pihak yang menerima salinan SK.
     • Nama Jabatan dan Tanda Tangan Pembuat Keputusan: Nama jabatan, tanda tangan, dan nama lengkap pembuat keputusan.

II. Memulai di Microsoft Word: Langkah Demi Langkah Praktis

1. Buka Microsoft Word:

   • Buka aplikasi Microsoft Word di komputer Anda.
   • Pilih "Blank Document" untuk memulai dokumen baru.

2. Atur Margin dan Ukuran Kertas:

   • Pilih tab "Layout" (atau "Page Layout" pada versi Word yang lebih lama).
   • Klik "Margins" dan pilih margin yang sesuai (misalnya, "Normal" atau "Narrow").
   • Klik "Size" dan pilih ukuran kertas yang sesuai (biasanya "A4" atau "Letter").

3. Buat Kepala Surat (Kop Surat):

   • Ketikkan nama organisasi atau lembaga di bagian atas dokumen.
   • Tambahkan logo organisasi (jika ada).
   • Ketikkan alamat, nomor telepon, dan alamat email organisasi.
   • Gunakan font yang jelas dan profesional (misalnya, Arial atau Times New Roman).
   • Atur ukuran font agar proporsional (biasanya 12-14 untuk nama organisasi dan 10-12 untuk informasi lainnya).
   • Gunakan fitur "Header" untuk membuat kop surat yang muncul secara otomatis di setiap halaman.

4. Ketik Judul Surat:

   • Ketikkan "KEPUTUSAN [JABATAN] TENTANG [PERIHAL]" di bawah kop surat.
   • Gunakan huruf kapital untuk seluruh judul.
   • Gunakan font yang lebih besar dan tebal (misalnya, 14-16 poin, bold).
   • Atur agar judul berada di tengah (center alignment).

5. Ketik Nomor Surat, Tanggal Penetapan, dan Jabatan Pembuat Keputusan:

   • Ketikkan "Nomor: [Nomor Surat]" di bawah judul.
   • Ketikkan "Tanggal: [Tanggal Penetapan]" di bawah nomor surat.
   • Ketikkan "Jabatan: [Jabatan Pembuat Keputusan]" di bawah tanggal.
   • Gunakan format yang konsisten untuk tanggal (misalnya, DD-MM-YYYY).
   • Atur agar informasi ini berada di sebelah kiri (left alignment).

6. Ketik Dasar Hukum, Menimbang, Mengingat, dan Memperhatikan:

   • Ketikkan "Dasar Hukum:" diikuti dengan daftar peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar pembuatan SK.
   • Ketikkan "Menimbang:" diikuti dengan alasan-alasan yang melatarbelakangi pembuatan SK. Gunakan format poin-poin (bullet points) untuk memudahkan pembacaan.
   • Ketikkan "Mengingat:" diikuti dengan daftar peraturan perundang-undangan atau dokumen lain yang relevan dengan SK. Gunakan format poin-poin.
   • Ketikkan "Memperhatikan:" diikuti dengan pertimbangan lain yang mendukung pembuatan SK. Gunakan format poin-poin.
   • Gunakan font yang sama dengan kop surat (misalnya, Arial atau Times New Roman), ukuran 12 poin.
   • Gunakan indentasi yang tepat untuk membedakan antara "Dasar Hukum," "Menimbang," "Mengingat," dan "Memperhatikan" dengan isinya.

7. Ketik MEMUTUSKAN dan Menetapkan:

   • Ketikkan "MEMUTUSKAN:" dengan huruf kapital dan tebal.
   • Ketikkan "Menetapkan:" dengan huruf kapital dan tebal.
   • Letakkan keduanya di tengah (center alignment).

8. Ketik Diktum/Isi Keputusan:

   • Bagian ini adalah inti dari SK. Ketikkan rincian keputusan yang diambil.
   • Bagi isi keputusan menjadi beberapa pasal.
   • Gunakan format yang jelas dan terstruktur untuk setiap pasal (misalnya, nomor pasal, judul pasal, isi pasal).
   • Gunakan bahasa yang lugas, jelas, dan tidak ambigu.
   • Pastikan setiap pasal konsisten dengan tujuan dan ruang lingkup SK.

9. Ketik Ketentuan Peralihan (Jika Ada):

   • Jika ada perubahan dari peraturan lama ke peraturan baru, ketikkan ketentuan peralihan yang mengatur masa transisi.
   • Pastikan ketentuan peralihan jelas dan mudah dipahami.

10. Ketik Penutup:

    • Ketikkan pernyataan mengenai keberlakuan SK (misalnya, "Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.").
    • Letakkan di bagian akhir isi keputusan.

11. Ketik Tembusan:

    • Ketikkan "Tembusan:" diikuti dengan daftar pihak-pihak yang menerima salinan SK.
    • Gunakan format yang rapi dan terstruktur.

12. Ketik Nama Jabatan dan Tanda Tangan Pembuat Keputusan:

    • Ketikkan nama jabatan pembuat keputusan di bagian bawah dokumen.
    • Berikan ruang yang cukup untuk tanda tangan.
    • Ketikkan nama lengkap pembuat keputusan di bawah ruang tanda tangan.

III. Tips Tambahan untuk Draft SK yang Lebih Profesional:

• Gunakan Fitur Styles: Manfaatkan fitur "Styles" di Word untuk membuat format yang konsisten di seluruh dokumen. Ini akan memudahkan Anda untuk mengubah format secara massal jika diperlukan.
• Gunakan Tabel: Jika ada data atau informasi yang perlu disajikan dalam bentuk tabel, gunakan fitur "Table" di Word. Pastikan tabel terlihat rapi dan mudah dibaca.
• Gunakan Numbering dan Bullets: Gunakan fitur "Numbering" dan "Bullets" untuk membuat daftar yang terstruktur dan mudah diikuti.
• Periksa Tata Bahasa dan Ejaan: Sebelum menyelesaikan draft, periksa kembali tata bahasa dan ejaan dengan cermat. Kesalahan kecil dapat mengurangi kredibilitas SK.
• Minta Umpan Balik: Mintalah umpan balik dari kolega atau atasan Anda. Perspektif lain dapat membantu Anda menemukan kesalahan atau kekurangan yang mungkin terlewatkan.
• Simpan Secara Berkala: Simpan draft SK Anda secara berkala untuk menghindari kehilangan data jika terjadi masalah teknis.
• Konversi ke PDF: Setelah draft selesai dan disetujui, konversikan ke format PDF untuk menjaga format dan mencegah perubahan yang tidak diinginkan.

IV. Contoh Sederhana Diktum/Isi Keputusan (Pasal):

Pasal 1

(1) Membentuk Tim Pelaksana Kegiatan Pelatihan Pengembangan Sumber Daya Manusia dengan susunan keanggotaan sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Keputusan ini.

(2) Tim Pelaksana Kegiatan Pelatihan Pengembangan Sumber Daya Manusia sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertanggung jawab untuk melaksanakan seluruh tahapan kegiatan pelatihan, mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga evaluasi.

V. Kesimpulan

Membuat draft surat keputusan di Microsoft Word membutuhkan ketelitian dan perhatian terhadap detail. Dengan mengikuti panduan langkah demi langkah di atas, Anda dapat membuat draft SK yang profesional, terstruktur, dan sesuai dengan standar yang berlaku. Ingatlah untuk selalu memeriksa kembali draft Anda sebelum diserahkan untuk disetujui. Dengan demikian, Anda dapat memastikan bahwa SK yang dihasilkan memiliki kualitas yang baik dan dapat dipertanggungjawabkan.